A Imprensa Oficial Graciliano Ramos marcou presença na 1ª Conferência Estadual de Arquivos, realizada nesta quinta-feira (15), no Centro Cultural e de Exposições Ruth Cardoso, em Maceió. O evento reuniu gestores, arquivistas e representantes da sociedade civil para um amplo debate sobre a construção da nova Política Nacional de Arquivos.

Como parceira do evento promovido pelo Arquivo Público do Estado de Alagoas, a Imprensa Oficial apresentou os avanços conquistados no serviço de guarda e gestão de documentos, destacando benefícios como redução de custos, aumento da segurança da informação e conformidade com as normas arquivísticas.

Nos últimos dois anos, foram firmados dois grandes contratos, o que dobrou o volume de documentos armazenados no galpão da Imprensa Oficial. A expectativa, segundo o superintendente de Guarda e Gestão de Documentos, Rodrigo Gondim, é atingir a marca de 200 mil caixas até 2028.

Segundo Rodrigo, "o serviço vem passando por um processo de expansão e consolidação, refletido no aumento de adesões e na confiança das instituições públicas. Já contamos com dois contratos firmados, enquanto outros dois, junto às secretarias estaduais de Educação e de Planejamento, Gestão e Patrimônio, estão praticamente fechados".

A modernização é apontada como um dos principais avanços. "Destaco o inventário arquivístico, que é uma auditoria técnica completa dos acervos documentais. Essa solução proporciona maior controle e rastreabilidade das informações, além de assegurar o correto acondicionamento dos documentos em caixas adequadas. Essa atividade também inclui a digitalização sob demanda, garantindo acesso ágil e seguro a documentos estratégicos", explica o gestor.

Embora o serviço seja mais demandado por órgãos públicos com grande volume documental e necessidade de preservação a longo prazo, organizações privadas também podem contratá-lo.

"Observamos uma predominância de instituições que buscam profissionalizar a gestão de seus acervos, impulsionadas pelas vantagens operacionais e pela necessidade de atender às exigências legais. No caso da Junta Comercial de Alagoas, por exemplo, catalogamos documentos com mais de cem anos, garantindo não só a preservação adequada do acervo, mas também a requalificação do espaço antes utilizado como arquivo, que foi transformado em um auditório moderno", ressalta Rodrigo.

Nesse contexto, a Imprensa Oficial avança rumo ao futuro da gestão documental, utilizando a tecnologia como aliada fundamental para a preservação da memória de organizações públicas e privadas.

"As perspectivas são altamente positivas. Nossa estratégia inclui a ampliação do portfólio de soluções, com consultorias arquivísticas especializadas, treinamentos em boas práticas de gestão documental e expansão da capacidade de guarda. A meta é alcançar, nos próximos dois anos, a custódia de cerca de 200 mil caixas de documentos, gerando mais de 50 empregos diretos", prevê o superintendente.